Společnost Carebot s.r.o. zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, v oddíle C, vložce 123423, sídlem: č.ev. 26, 664 34 Rozdrojovice, identifikační číslo: 108 98 263 (dále jen „společnost Carebot s.r.o.“ nebo „Společnost“) věnuje ochraně osobních údajů velkou pozornost. Tento dokument má za cíl vás informovat o tom, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, za jakým účelem a z jakého důvodu k tomuto zpracování dochází, komu je můžeme předávat a v neposlední řadě jaké máte v souvislosti s tímto zpracováním práva.
V rámci své činnosti společnost Carebot s.r.o. zpracovává osobní údaje vícero kategorií subjektů údajů, mezi něž patří zaměstnanci a uchazeči o zaměstnání, obchodní partneři a zákazníci. Tento dokument ze své povahy poskytuje základní obecný přehled o zpracování osobních údajů ve společnosti Carebot s.r.o. S dotazy týkajícími se ochrany osobních údajů se také můžete obracet na společnost Carebot s.r.o. prostřednictvím emailu zaslaného na adresu info@carebot.com
Společnost Carebot s.r.o. důsledně dbá na to, aby zpracovávala osobní údaje pouze v rozsahu nutném vzhledem k účelu jejich zpracování, a jakékoli zpracování se snaží minimalizovat. Společnost téměř vždy zpracovává vaše identifikační údaje, přičemž těmito jsou zejména vaše jméno a příjmení a dále kontaktní údaje, kterými se rozumí zejména adresa, telefonní číslo, emailová adresa. Další osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu zohledňujícím konkrétní účel zpracování, o čemž jste byli informování v souvislosti se získáním vašich osobních údajů. Pokud chcete informace o rozsahu zpracování jakkoli doplnit, kdykoli se můžete na společnost Carebot s.r.o. obrátit, a to prostřednictvím emailu zaslaného na adresu info@carebot.com.
Společnost Carebot s.r.o. zpracovává vaše osobní údaje jen tehdy, je-li k tomu dán některý z právních důvodů. Ke zpracování může docházet buď:
a) bez vašeho souhlasu nejčastěji na základě plnění smlouvy, oprávněného zájmu Společnosti nebo z důvodu plnění právní povinnosti, nebo
b) na základě vašeho souhlasu, pokud byl tento souhlas dán.
V případě, že je mezi vámi a společností Carebot s.r.o. uzavřena smlouva, nebo v souvislosti s procesem jejího uzavření, je nezbytné, aby Společnost zpracovávala vaše osobní údaje tak, aby Společnost mohla plnit svá práva a povinnosti z této smlouvy. Z tohoto důvodu nepotřebuje Společnost k takovému zpracování váš souhlas. Takovou smlouvou může být například pracovní smlouva, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, kupní smlouva, smlouva o poskytování služeb apod.
Úkolem Společnosti je dbát na to, aby na základě tohoto důvodu byly zpracovávány pouze osobní údaje, které jsou vzhledem k uzavřené smlouvě nezbytné, jakož i hlídat to, aby tyto osobní údaje byly vymazávány, jakmile nejsou nadále potřeba.
Zpracování vašich osobních údajů může být Společnosti uloženo na základě právních předpisů. V těchto předpisech může být Společnosti stanovena přímo povinnost některé osobní údaje po určitou dobu uchovávat/zpracovávat, případně zpracování vašich osobních údajů může být nezbytné s ohledem na splnění povinností Společnosti dle jednotlivých právních předpisů, které upravují její činnost. Vzhledem k této skutečnosti ani k tomuto zpracování není potřeba vašeho souhlasu.
Pro bližší představu. Jste-li například zaměstnancem společnosti Carebot s.r.o. je Společnost povinna určité osobní údaje zpracovávat s ohledem na plnění daňových povinnosti a odvodů na zdravotní a sociální pojištění.
I v tomto případě Společnost dbá na to, aby osobní údaje byly zpracovávány v minimálním rozsahu po minimální možnou dobu.
Společnost Carebot s.r.o. může vaše osobní údaje zpracovávat i tehdy, je-li toto zpracování v jejím oprávněném zájmu a toto zpracování je přiměřené vzhledem k vašim základním právům a svobodám, resp. tento oprávněný zájem má přednost před vašimi základními právy a svobodami. Ani v tomto případě nevyžaduje právní úprava ke zpracování osobních údajů váš souhlas.
Příkladem takového zpracování může být například zpracování vašich osobních údajů poté, co Společnost kontaktujete a dané zpracování nelze podřadit pod zpracování na základě plnění smlouvy. Na základě tohoto oprávněného zájmu je Společnost oprávněna zpracovávat také například přiměřené informace o svých zaměstnancích nutné k provádění kontroly jejich činnosti. Za určitých okolností je Společnost oprávněna se na vás obracet i s marketingovými a reklamními sděleními, a to i přes to, že jste k tomu nedali souhlas.
Pokud máte pocit, že k jakémukoli zpracování na základě oprávněného zájmu společnosti Carebot s.r.o. dochází neoprávněně, máte právo proti tomuto zpracování podat námitku, přičemž je povinností Společnosti prokázat, že tomu tak není. Pokud to Společnost neprokáže, je povinna s takovým zpracováním přestat.
Pokud jste společnosti Carebot s.r.o. poskytli svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, dochází ke zpracování i z tohoto důvodu. Veškeré souhlasy, které Společnost získává, jsou zcela dobrovolné a vy nejste povinni jej poskytnout. Jeho neudělení nesmí být a není spojeno s pro vás jakkoli nepříznivými důsledky. Již udělený souhlas navíc můžete kdykoli bez jakýchkoli sankcí kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před tímto odvolání.
Na základě vašeho souhlasu jsou osobní údaje nejčastěji zpracovávány pro marketingové a reklamní účely, spočívající například v zasílání různých reklamních sdělení.
V konkrétních případech mohou být Vaše osobní údaje zpracovávány i na základě jiných právních důvodu, o čemž byste měli vždy být s předstihem informování. V případě, kdy chcete informace o důvodech zpracování jakkoli doplnit, můžete se na společnost Carebot s.r.o. obrátit, a to prostřednictvím emailu zaslaného na adresu info@carebot.com.
Vaše osobní údaje jsou společností Carebot s.r.o. zpracovávány po omezenou dobu, kdy tato doba je vždy stanovena s ohledem na účel a právní základ zpracování. Například zpracování vašich osobních údajů na základě plnění smlouvy zpracovává po dobu nezbytnou s ohledem na plnění a uplatňování práv a povinností dle této smlouvy, tedy většinou do uplynutí promlčecí doby u posledního práva dle této smlouvy. Ke zpracování na základě plnění právních povinností dochází po dobu nutnou vzhledem k těmto povinnostem. Anebo vaše osobní údaje zpracovávané na základě vašeho oprávněného zájmu jsou zpracovávány po dobu trvání tohoto oprávněného zájmu.
Dochází-li ke zpracování na základě vámi uděleného souhlasu, je doba zpracování uvedena v souhlasu, přičemž vy navíc máte právo tento souhlas kdykoli odvolat.
Společnost Carebot s.r.o. získává osobní údaje z převážné většiny přímo od vás. V omezené míře jsou tyto osobní údaje Společnosti předávány jinými subjekty, zejména obchodními partnery Společnosti, kteří vystupují jako samostatní podnikatelé. V některých případech mohou být osobní údaje získávány z veřejně přístupných zdrojů.
Společnost Carebot s.r.o. je ve vztahu k vašim osobním údajům v postavení správce, což znamená, že právě Společnost vymezuje účely zpracování. V souvislosti s činností Společnosti mohou být vaše osobní údaje předávány či zpřístupňovány dalším subjektům, a to ať už v postavení zpracovatele či správce.
Těmito subjekty jsou například obchodní partneři, jejichž produkty jsou Společnosti nabízeny, přičemž k tomuto předávání dochází v souvislosti s uzavřením konkrétní smlouvy, či společnosti poskytující společnosti Carebot s.r.o. účetní, daňové, právní, IT a jiné poradenství apod.
Společnost Carebot s.r.o. dohlíží na to, aby všichni partneři, kterým jsou vaše osobní údaje předávány, dodržovali vysoký standard jejich ochrany. Společnost nepředává osobní údaje žádnému subjektu, u něhož není tento standard zajištěn.
Společnost nepředává a nemá v úmyslu předávat vaše osobní údaje mimo Evropskou unii.
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte vůči společnosti Carebot s.r.o. určitá níže uvedená práva, které Společnost zaručuje.
Na základě tohoto práva máte právo vědět, jaké údaje jsou o vás zpracovávány, za jakým účelem, po jakou dobu, kde jsou vaše osobní údaje získávány, komu jsou předávány, kdo je mimo Společnost zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. I když by veškeré informace měly být součástí dříve předaných dokumentů, neváhejte se v případě nejasností na Společnost s žádostí o další informace obrátit.
V případě, kdy zjistíte, že osobní údaje, které o vás společnost Carebot s.r.o. zpracovává, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, aby byly bez zbytečného odkladu opraveny, popřípadě doplněny.
V některých případech máte právo, aby byly vaše osobní údaje vymazány. Vaše osobní údaje budou bez zbytečného odkladu vymazány, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
· vaše osobní údaje již nejsou potřeba pro účely, pro které byly zpracovávány
· odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je váš souhlas nezbytný a zároveň neexistuje jiný důvod, proč tyto údaje je možné nadále zpracovávat,
· využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže část Právo vznést námitku proti zpracování) u osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě oprávněných zájmů Společnosti a je shledáno, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, neexistují nebo
· domníváte se, že zpracování osobních údajů prováděné Společností přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.
Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění právní povinnosti Společnosti nebo určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musí Společnost omezit, pokud:
· popíráte přesnost osobních údajů, než je zjištěno, jaké údaje jsou správné,
· vaše osobní údaje jsou zpracovávány bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co je možné zpracovávat), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste v budoucnu takové údaje Společnosti stejně poskytli),
· vaše osobní údaje již nejsou potřeba pro shora uvedené účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
· vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole Právo vznést námitku proti zpracování. Po dobu, po kterou je šetřeno, je-li vaše námitka oprávněná, je Společnost povinna zpracování vašich osobních údajů omezit.
Máte právo získat od Společnosti všechny vaše osobní údaje, které jste jí poskytli a které jsou zpracovávány na základě vašeho souhlasu. Vaše osobní údaje vám budou poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Aby bylo možné na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které jsou zpracovávány automatizovaně v elektronických databázích.
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě oprávněného zájmu Společnosti. Osobní údaje poté Společnost přestane zpracovávat, ledaže zde budou závažné oprávněné důvody pro to, aby v takovém zpracování pokračovala.
Pokud zpracování osobních údajů probíhá na základě vašeho souhlasu, máte kdykoli právo tento souhlas odvolat.
Kdykoli se také můžete v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů obrátit se stížností na dozorový úřad, jimž je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
Veškerá vaše práva můžete vůči nám uplatnit prostřednictvím emailu zaslaného na adresu info@carebot.com.
Vaše žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, je společnost Carebot s.r.o. oprávněna tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění budete samozřejmě informováni
Carebot s.r.o., registered in the Commercial Register maintained by the Regional Court in Brno, Section C, Insert 123423, registered office: no. 26, 664 34 Rozdrojovice, identification number: 108 98 263 (hereinafter referred to as "Carebot s.r.o." or "Company") pays great attention to the protection of personal data. The purpose of this document is to inform you about what personal data we process about you, for what purpose and for what reason this processing occurs, to whom we may transfer it and, last but not least, what rights you have in connection with this processing.
Within the scope of its activities, Carebot s.r.o. processes personal data of several categories of data subjects, including employees and job applicants, business partners and customers. By its nature, this document provides a basic general overview of the processing of personal data at Carebot Ltd. You may also contact Carebot s.r.o. with questions regarding data protection by sending an email to info@carebot.com.
Carebot s.r.o. is rigorously committed to processing personal data only to the extent necessary for the purpose of the processing and seeks to minimize any processing. The company almost always processes your identification data, which is mainly your name and surname, as well as contact data, which is mainly your address, telephone number and email address. Other personal data is processed to the extent that it takes into account the specific purpose of the processing, which you were informed of in connection with the acquisition of your personal data. If you wish to supplement the information on the scope of processing in any way, you can contact Carebot Ltd. at any time by sending an email to info@carebot.com.
Carebot s.r.o. will only process your personal data if one of the legal grounds for doing so exists. The processing may occur either:
a) without your consent, most commonly for the performance of a contract, for the Company's legitimate interest or for the performance of a legal obligation; or
b) on the basis of your consent, where such consent has been given.
In case a contract is formed between you and Carebot s.r.o., or in connection with the process of forming a contract, it is necessary for the Company to process your personal data so that the Company can fulfil its rights and obligations under the contract. For this reason, the Company does not need your consent for such processing. Such a contract may be, for example, a contract of employment, agreements for work outside employment, a contract of sale, a contract for the provision of services, etc.
It is the Company's responsibility to ensure that only personal data that is necessary for the contract is processed on this basis and to ensure that such personal data is deleted as soon as it is no longer needed.
The Company may be required by law to process your personal data. These regulations may directly oblige the Company to store/process certain personal data for a certain period of time, or the processing of your personal data may be necessary in order to comply with the Company's obligations under the individual laws governing its activities. In view of this fact, your consent is not required for this processing either.
For a closer look, for example, if you are an employee of Carebot s.r.o., the Company is obliged to process certain personal data in order to comply with tax and health and social security obligations.
Again, the Company ensures that personal data is processed for the minimum amount of time possible.
Carebot s.r.o. may also process your personal data if this processing is in its legitimate interest and this processing is proportionate in relation to your fundamental rights and freedoms, or if this legitimate interest takes precedence over your fundamental rights and freedoms. Even in this case, the legislation does not require your consent to process your personal data.
An example of such processing may be, for example, the processing of your personal data after you contact the Company and the processing cannot be classified as processing based on the performance of a contract. On the basis of this legitimate interest, the Company is also entitled to process, for example, reasonable information about its employees necessary to carry out checks on their activities. In certain circumstances, the Company is also entitled to contact you with marketing and promotional communications, even if you have not given your consent.
If you feel that any processing based on the legitimate interest of Carebot s.r.o. is being carried out unlawfully, you have the right to object to such processing and it is the Company's responsibility to prove that this is not the case. If the Company fails to demonstrate this, it is obliged to cease such processing.
If you have given Carebot s.r.o. your consent to theprocessing of your personal data, the processing also takes place for thisreason. Any consent obtained by the Company is entirely voluntary and you areunder no obligation to provide it. Failure to provide it shall not be and isnot associated with any adverse consequences for you. In addition, you maywithdraw any consent already given at any time without penalty. The withdrawalof consent does not affect the lawfulness of the processing prior to suchwithdrawal.
On the basis of your consent, personal data is most often processed for marketing and advertising purposes, for example, by sending you various advertising communications.
In specific cases, your personal data may also be processed on the basis of other legal grounds, of which you should always be informed in advance. If you wish to supplement the information about the reasons for processing in any way, you can contact Carebot s.r.o. by sending an email to info@carebot.com.
Your personal data is processed by Carebot s.r.o. for a limited period of time, which is always determined with regard to the purpose and legal basis of the processing. For example, the processing of your personal data on the basis of the performance of a contract is processed by Carebot for the period necessary for the performance and exercise of the rights and obligations under this contract, i.e. usually until the expiry of the limitation period for the last right under this contract. Processing on the basis of the performance of legal obligations occurs for the period necessary in relation to those obligations. Alternatively, your personal data processed on the basis of your legitimate interest is processed for the duration of that legitimate interest.
If the processing is based on your consent, the processing period is specified in the consent and you have the right to withdraw this consent at any time.
Carebot s.r.o. receives personal data, for the most part, directly from you. To a limited extent, this personal data is transferred to the Company by other entities, in particular the Company's business partners who act as independent entrepreneurs. In some cases, personal information may be obtained from publicly available sources.
Carebot s.r.o. is a controller in relation to your personal data, which means that it is the Company that defines the purposes of the processing. In connection with the Company's activities, your personal data may be transferred or disclosed to other entities, whether as a processor or controller.
These entities include, for example, business partners whose products are offered to the Company, where such transfer occurs in connection with the conclusion of a specific contract, or companies providing accounting, tax, legal, IT and other consulting services to Carebot s.r.o., etc.
Carebot s.r.o. ensures that all partners to whom your personal data is transferred maintain a high standard of data protection. The company does not pass on personal data to any entity where this standard is not ensured.
The Company does not transfer and does not intend to transfer your personal data outside the European Union.
In connection with the processing of personal data, you have certain rights against Carebot s.r.o. as set out below, which are guaranteed by the Company.
Under this right, you have the right to know what data is processed about you, for what purpose, for how long, where your personal data is collected, to whom it is transferred, who processes it outside the Company and what other rights you have in relation to the processing of your personal data. Although all information should be included in the documents previously provided, please do not hesitate to contact the Company for further information if you are unclear.
If you discover that the personal data processed by Carebot s.r.o. about you is inaccurate or incomplete, you have the right to have it corrected or completed without undue delay.
In some cases, you have the right to have your personal data erased. Your personal data will be deleted without undue delay if any of the following reasons are met:
• Your personal data is no longer needed for the purposes for which it was processed,
• you withdraw your consent to the processing of your personal data, the data is data for which your consent is necessary and there is no other reason why the data can continue to be processed,
• you exercise your right to object to processing (see below under Right to object to processing) in respect of personal data which is processed on the basis of the legitimate interests of the Company and it is established that there are no longer any such legitimate interests which would justify such processing; or
• you consider that the processing of personal data carried out by the Company is no longer in accordance with generally binding regulations. This right does not apply if the processing of your personal data is still necessary for compliance with a legal obligation of the Company or for the establishment, exercise or defence of legal claims.
In some cases, in addition to the right to erasure, you can exercise the right to restrict the processing of personal data. This right allows you in certain cases to request that your personal data be marked and not be subject to any further processing operations - but in this case not forever (as in the case of the right to erasure), but for a limited period of time. The Company must restrict the processing of personal data if:
• you dispute the accuracy of the personal data before it is established what data is correct,
• your personal data is being processed without sufficient legal basis (e.g. beyond what can be processed) but you would prefer to restrict such data before erasing it (e.g. if you expect to provide such data to the Company in the future anyway),
• your personal data is no longer needed for the above processing purposes but you require it for the establishment, exercise or defence of legal claims; or
• you object to the processing. The right to object is described in more detail below under the heading Right to object to processing. The Company is obliged to restrict the processing of your personal data during the period of time that it is being investigated whether your objection is justified.
You have the right to obtain from the Company all your personal data that you have provided to the Company and that is processed on the basis of your consent. Your personal data will be provided to you in a structured, commonly used and machine-readable format. In order to make the data easily transferable at your request, it may only be data that is processed automatically in electronic databases.
You have the right to object to the processing of personal data based on the legitimate interest of the Company. The Company will then stop processing the personal data unless there are compelling legitimate grounds for continuing such processing.
If the processing of personal data is based on your consent, you have the right to withdraw this consent at any time.
You may also at any time contact the supervisory authority, which is the Office for Personal Data Protection, Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7, with a complaint regarding the processing of your personal data.
You can exercise all your rights against us by sending an email to info@carebot.com.
Your request will be dealt with without undue delay and within a maximum of one month. In exceptional cases, in particular due to the complexity of your request, Carebot Ltd. is entitled to extend this period by a further two months. You will, of course, be informed of any such extension and the reasons for it.
